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中山市泸州商会秘书处员工培训纪要

2021-07-15    22

中山市泸州商会秘书处员工培训纪要


    时间:2013年6月18日下午;
    地点:中山市泸州商会会议室;
    参加培训人员:胡登举、胡在珍、施帮会、董鸿、黄雪玲、陈泳斯、黄钢、范晰博
    主持人:胡登举
    记录人:陈泳斯
    培训目的:使商会秘书处全体工作人员了解、熟悉《中山泸州商会办公室日常管理规范》,有利于认真做好各自的工作。
    培训内容:《中山泸州商会办公室日常管理规范》
    主持人:我们今天下午大家集中在一起,共同学习、领会一下《中山泸州商会办公室日常管理规范》,目的是为了进一步熟悉我们商会给各项日常管理规范,大家齐心协力共同把我们商会的各项工作做好。接下来请陈泳斯宣读《中山泸州商会办公室日常管理规范》,这也是一种培训,希望大家认真学习,认真领会,培训过后就要认真执行。
    陈泳斯宣读:
                      中山泸州商会办公室日常管理规范 
                                 

                          第一章:总则
    第一条、办公场所是商会从事经营和管理的劳动场所,商会努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境,员工应该自觉维护。
    第二条、为了加强办公室管理,明确商会内部管理制度,使内部管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
    第三条、本制度适用于办公室所有职员并严格遵守各项规定。
    第四条、切合商会实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证商会的办公事务有效开展。
                             第二章:员工行为规范
    第五条、职业道德
    忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。
    第六条、形象规范 
    1、着装:整洁、大方、得体。
    ①、职员衣着应当合乎企业形象和部门形象,原则上职员穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落,服装正规、整洁、完好、协调、悦目。
    ②、着装最好上下相配、平整,符合时节。
    ③、女员工可化淡妆,工作时间不能当众化妆,勿戴过多饰品;领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。
    ④、鞋、袜保持干净、卫生,在工作场所不赤脚、赤身。
    2、举止:文雅、礼貌、精神。
    ①、上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,精神饱满,乐观进取。
    ②、对待上司要尊重,对待同事要热情,处理工作保持头脑冷静,提倡微笑待人,微笑服务。
    ③、开诚布公,坦诚待人,平等尊重,团结协作,不将个人喜好带进工作中,不拉帮结派、党同伐异。
    ④、热情接待每一个客人,不以貌取人,不盛气凌人,与客人约见要准时,如另有客人来访需等待时,应主动端茶道歉。
    ⑤、保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼唤他人。
    ⑥、出入会议室或上司办公司,主动敲门示意,进入房间。随手关门。
    第七条、语言规范
    1、会话:亲切、诚恳、谦虚。
   ①、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。
   ②、与他人交谈,要专心致志,面带微笑,不能心不在焉,反应冷漠。
    ③、 严禁说脏话、忌语,使用文明用语。
    ④、同事之间沟通问题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则,语言应礼貌,委婉。
    ⑤、汇报工作时应简洁、明确。
    第八条、社交活动
    1、待客:热情大方的对待来客。客人到时应起立迎接,安排入座,双手递水;告辞时,应道别。
    2、作客:准时赴约,作客时间不宜太长,告别时应向主人表示谢意。
    3、参加社交活动:应注意维护企业形象;男员工要修面,头发梳理整齐,衣服整洁大方,保持仪态大方得体;女员工应适当化妆,衣着色彩协调,大方得体,入时美观。
                     第三章:职员日常工作行为规范
    第九条、办公区域、各独立办公室应保持安静,禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏、播放音乐及做与工作无关之事。
    第十条 、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪,禁止将私人情绪带入工作当中。
    第十一条、职员不得携带违禁品、枪支、管制刀具等进入办公场所。
    第十二条、 个人外套、大衣应尽量悬挂在衣架上。请勿摆置于椅子后方。
    第十三条 、工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。
    第十四条、 工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
    第十五条 、办公桌上应素雅、整齐、清洁,各类文件存放应注意保密,不得随意摆放。
    第十六条、 桌面和室内办公设备摆放整齐,保持外表干净。
    第十七条 、室内文件柜文件摆放科学有序,外观整洁。
    第十八条、 办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外,应保证墙面清洁。
    第十九条 、办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅在桌前摆正。
    第二十条、 保证所属办公区域的设备、设施完好,做到人走关停所有设备电源。
    第二十一条、 要节约用电,下班后及时关闭计算机;开启空调时按要求调整温度,人员长时间离开办公室时应关闭空调。
   第二十二条、办公桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸;办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。
    第二十三条、 未经秘书长同意,禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。
    第二十四条、 工作中同事之间本着以商会利益为重,团结合作、快捷高效为原则,应及时解决可能存在的矛盾和问题。
    第二十五条 、商会的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人通途,若有特殊原因,须事先提出申请,经批准后方可使用。
                      第四章:办公现场管理规范
    第二十六条 、工作时间内,非工作需要无关人员不得无故在其他办公室逗留。
    第二十七条 、公共卫生由专人打扫,各自办公室由办公室成员打扫,每位职员应自觉维护干净、整洁的办公环境。
    第二十八条、 职员应自觉维护办公场所清洁卫生,禁止在办公室随意丢弃废弃物,严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣,保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。
    第三十条、各部门的工作人员要自觉维护办公室清洁卫生,做到场净室洁,无杂物垃圾,物品摆放整齐。
    第三十一条、 在使用传真机或复印机后,所产生的错误报告或废纸等,须及时处理,重要文件应予以销毁,非重要文件应回收再利用。传真后的稿件,应立即拿走,禁止堆放在传真机或复印机上。
                       第五章:职员纪律管理规范
    第三十二条、按照国家统一规定的上下班时间作息。
    上午工作时间段:8:30——12:00
    中午休息时间段:12:00——14:00
    下午工作时间段:14:30——18:00
    星期天、节假日或特殊情况有调整再另行通知。
    特珠情况必须要服从安排,听从指挥。商会则按照国家劳动法有关规定发放补助。
    第三十三条、请事、病假,必须提前一天以书面形式告假,由会长或者秘书长批准,不能事先办理手续的应事先口头或电话请假并及时补办手续。假期中随时保持与商会联系。
    第三十四条、职员因病或因工负伤休息,需要到正规医院开病休诊断证明书,并经会长或者秘书长同意,方可休息。患慢性病休息,一律凭正规医院诊断证明书,其他医院诊断证明书无效,(急诊例外)
     第三十五条、若职员未请假而缺勤,则按旷工处理。职员每月请事假累计超出四天以上时,则按照所请事假累计天数扣发当月工资。
                            第六章: 财产管理规范
    第三十六条 每位职员应爱护商会的财产,如有损坏,照价维修或赔偿。商会发放的办公用品,员工须妥善保管,如有遗失,自行负责。
    第三十七条 复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由专人负责。
    第三十八条、 电脑的日常维护由使用人负责,如遇到故障影响正常使用的情况,将由办公室联系专业人员对电脑进行维修,不得擅自处理。
    第三十九条、商会所购的书籍资料等,由办公室指定的专人进行登记、编号,并加盖章。若要借阅须事先在行政部办理借阅手续,借阅最长期限为两周,超出期限须办理续借手续。
    第四十条、 发现设备、设施有问题时,及时通知办公室,由办公室向维修单位说明情况,并协调好维修时间,然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。
    第四十条 、为了维护商会正常的工作秩序,保证商会公共设备和设施正常运转,提高维修的时效性,每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向办公室报告的责任。
                           第七章: 罚则
    第四十一条 、本制度的检查、监督由商会办公室执行。
    第四十二条 、若有职员违反此规定,商会将给予口头警告、通报批评、记过、降薪、辞退等处罚。
    第四十三条 、根据规定,各种处罚项目除按上述规定处罚外,均计入当月绩效考核项目。
                            第八章: 附则
    第四十四条 、本规定由商会办公室负责解释、修订。
    第四十五条 、本规定自2011年9月1日起执行。
    主持人:好的,大家都认真听了,这个《中山泸州商会办公室日常管理规范》每个人都有一份,今后就认真执行。年终检查评比,这就是依据。

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